[Makalah pada Latihan Keterampilan
Manajemen Mahasiswa Tingkat Dasar, UI Depok, 9 September 1999]
Paper
berikut hanyalah suatu pengantar. Ia
tidak akan membuat Anda seketika berubah menjadi ahli organisasi. Kendati
demikian, ia setidaknya akan membimbing Anda ketika Anda dan sejumlah orang
lainnya bermaksud mendirikan dan/atau mempertahankan serta mengembangkan
organisasi.
1. Apa Organisasi?
Organisasi adalah unit sosial, yakni
suatu pengelompokan manusia di dalamnya terjadi interaksi di antara para
anggotanya. Ini merupakan perwujudan dari sifat manusia sebagai makhluk sosial
yang senang berkumpul dan berhubungan satu sama lain. Sebagai unit sosial,
sebenarnya tidak ada perbedaan mendasar antara organisasi dengan keluarga,
kelompok pertemanan (peer group),
ketetanggaan (neighborhood),
komunitas (community), maupun
masyarakat (society).
Pertanyaannya sekarang, apa perbedaan
mendasar antara organisasi dengan unit-unit sosial lainnya? Secara sederhana
perbedaan itu terletak pada hakikat organisasi sebagai unit sosial yang relatif
paling rasional, yakni keselarasan (konsistensi) antara cara (sarana) dengan
tujuan. Dengan demikian, organisasi dianggap sebagai unit sosial yang memiliki
tingkat keselarasan cara-tujuan yang paling tinggi dibandingkan keluarga atau
kelompok pertemanan, misalnya.
Rasionalitas organisasi terlihat pada
beberapa aspek berikut yang saling bertalian erat:
a)
Perumusan dan
pengendalian tujuan secara berkesinambungan
Setiap
unit sosial pasti memiliki tujuan. Namun hanya dalam organisasi, tujuan-tujuan
tersebut dinyatakan secara tegas, eksplisit, dan dinyatakan secara tertulis.
Dengan cara itu, organisasi memiliki dasar awal yang kokoh untuk mengendalikan tindakan-tindakan
anggotanya. Tujuan organisasi jelas mengatasi tujuan individual atau kelompok
yang menjadi anggota-anggotanya. Setiap tindakan para anggota harus selalu
mengarah kepada pencapaian tujuan yang ditetapkan oleh organisasi.
b)
Pengendalian
emosi (afeksi) dalam hubungan di antara anggota
Sebagai
unit sosial, organisasi jelas terdiri dari individu-individu yang saling
berhubungan. Namun hanya dalam organisasi, hubungan-hubungan tersebut dibatasi
hanya berdasarkan terminologi fungsional. Dengan cara ini, organisasi dapat
memastikan diri bahwa setiap tindakan para anggota sepenuhnya dapat
berorientasi kepada pencapaian tujuan organisasi.
c) Pembagian pekerjaan di antara anggota
Apa pun
jenisnya, setiap unit sosial pasti memiliki pembagian pekerjaan: ada satu atau
sejumlah orang yang bertugas melakukan suatu tugas tertentu. Namun hanya dalam
organisasi, pembagian pekerjaan itu dilaksanakan berdasarkan mekanisme tugas
yang rinci dan kompleks. Dengan cara ini, organisasi dapat lebih memastikan
tindakan para anggota sepenuhnya dan dapat berorientasi kepada pencapaian
tujuan organisasi.
d)
Perombakan
organisasional
Upaya
terakhir untuk memastikan setiap anggota sepenuhnya berorientasi kepada
pencapaian tujuan adalah dengan mengadakan semacam upaya yang secara populer dikenal
sebagai ‘rasionalisasi.’ Dari waktu ke waktu, organisasi sering memberhentikan
para anggotanya, baik dalam skala kecil maupun skala besar, bahkan dalam kasus
ekstrem menyatakan diri bangkrut, membubarkan diri, dan membentuk organisasi
yang sama sekali baru. Hal ini jelas sangat membedakan organisasi dengan
unit-unit sosial lainnya.
Dengan kata lain, singkatnya, organisasi
merupakan unit sosial yang relatif paling sadar tujuan. Manifestasi kesadaran
itu terlihat pada konsep yang kita kenal sebagai efektivitas dan efisiensi.
Efektivitas merujuk kepada besaran pencapaian tujuan, sedangkan efisiensi
merujuk kepada perbandingan antara besaran pencapaian tujuan dengan biaya untuk
mencapainya.
2. Mengapa Kita
Berorganisasi?
Peradaban manusia pada hakikatnya
ditentukan oleh perkembangan unit sosial, yakni perkembangan dari unit sosial
yang tradisional menuju unit sosial yang rasional. Tepatnya, dari keluarga
menjadi organisasi. Hal yang membedakan antara masyarakat primitif dengan
masyarakat maju terletak pada fakta bahwa masyarakat yang disebut terakhir ini
didominasi oleh organisasi ketimbang oleh keluarga.
Ini berarti masyarakat sekarang
cenderung jauh lebih rasional. Dalam masyarakat semacam ini, para anggotanya
memiliki kesadaran tujuan yang tinggi, pengendalian emosi yang tinggi,
pembagian pekerjaan yang tinggi. Dan manifestasi dari semua hal itu diwujudkan
pada usaha yang tidak henti-hentinya untuk membongkar dan memperbaiki
organisasi.
Salah satu contoh konkret yang paling
mencolok adalah perubahan unit sosial keluarga menjadi organisasi pendidikan
yang sering kita sebut sebagai sekolah. Awalnya pendidikan dilaksanakan
sepenuhnya oleh orangtua dan/atau sanak keluarga lainnya. Namun mengikuti
perkembangan zaman, peran itu berangsur-angsur diambil alih oleh unit sosial
lain yang lebih rasional.
Mengikuti pernyataan sebelumnya, sekolah
cenderung memiliki semua unsur mulai dari perumusan dan pengendalian tujuan,
pengendalian emosi, pembagian pekerjaan, serta perombakan organisasional.
Singkatnya, sekolah merupakan unit sosial yang lebih efektif dan efisien dalam
menghasilkan orang-orang yang berpengetahuan.
Implikasi terpenting dari semua
pernyataan di atas adalah fakta bahwa kita berorganisasi dalam upaya untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Tentu saja menjadi pertanyaan besar
bila ada suatu organisasi yang ternyata memiliki kondisi-kondisi berikut:
Tentang Tujuan:
a)
Tidak memiliki
tujuan yang jelas, sehingga menimbulkan perdebatan di antara anggotanya;
b) Memiliki tujuan, namun tidak memiliki penjabaran yang
memadai berdasarkan skala-skala tertentu;
c) Memiliki tujuan, namun perumusannya mengancam
eksistensi organisasi bersangkutan dalam jangka panjang;
d) Memiliki tujuan, namun tujuan tersebut bertentangan
dengan tujuan atau peraturan yang ditetapkan oleh organisasi lebih besar
(misalnya, pemerintah atau negara);
e)
Memiliki tujuan,
namun tidak ada perangkat atau cara untuk mengendalikan pencapaian tujuan.
Tentang Pengendalian Emosi:
a)
Anggota
organisasi umumnya terdiri dari sanak keluarga dan/atau memiliki hubungan
kedekatan tertentu (nepotisme);
b) Organisasi tidak memiliki peraturan tertulis
(formalisasi) yang mengatur hubungan para anggotanya;
c)
Organisasi tidak
menerapkan sanksi yang tegas dan seragam kepada setiap pelanggaran yang
terjadi.
Tentang Pembagian Pekerjaaan:
a)
Pekerjaan tidak
dipecah-pecah, tetapi dikumpulkan menjadi satu di tangan satu atau segelintir
orang.
b) Pekerjaan dipecah-pecah, namun tidak berhubungan
dan/atau tidak disatukan.
c) Satuan-satuan tugas tidak diisi oleh personel yang
memiliki kualifikasi yang menunjang;
d)
Tidak ada
perincian pekerjaan (job description)
yang jelas.
Tentang Perombakan Organisasional:
a)
Organisasi tidak
pernah mengadakan rotasi, promosi, atau degradasi terhadap
personel-personelnya;
b) Organisasi tidak berkeinginan mengeluarkan atau
memecat personelnya yang kinerjanya terbukti tidak baik dan/atau melanggar
peraturan;
c) Organisasi tidak berkeinginan menyerap personel atau
sumber daya baru lainnya;
d)
Organisasi tidak
berkeinginan menyesuaikan diri dengan perkembangan lingkungan.
3. Bagaimana
Kita Berorganisasi?
Anda dan rekan-rekan mungkin sedang
berencana membentuk atau sedang mengevaluasi keberadaan organisasi yang ada
sekarang. Apa saja yang harus disiapkan untuk menyiapkan atau mengevaluasi hal
tersebut?
Langkah pertama dan terutama adalah a) perumusan dan penjabaran tujuan secara
eksplisit dan tertulis – visi, misi, strategi, kebijakan, program, proyek
sesuai dengan lingkungan yang dihadapi. Ini adalah eksistensi organisasi. Tanpa
tujuan, organisasi praktis tidak mungkin ada. Seperti telah dinyatakan di atas,
kita mendirikan organisasi dalam upaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Tanpa kesadaran tujuan yang tinggi, kita tidak perlu susah payah
mendirikan organisasi, cukup gunakan unit sosial yang ada sekarang – baik itu
keluarga atau kelompok pertemanan.
Langkah berikutnya b) mengidentifikasi suprastruktur organisasi yang akan Anda dirikan.
Anda hidup dalam belantara organisasi, beberapa di antaranya berada dalam
posisi dominan dan mengatasi Anda. Mengingat status kemahasiswaan Anda, setiap
upaya untuk mendirikan organisasi di lingkungan UI wajib memperhatikan berbagai
peraturan yang ditetapkan Rektorat atau Dekanat mengenai hal tersebut. Ini
memang dapat dianggap sebagai kendala, namun dari sisi lain, ini juga kekuatan
dan sekaligus tantangan.
Langkah selanjutnya c) menyusun desain (struktur) organisasi. Dalam upaya ini, Anda
harus memperhatikan beberapa hal. Pertama, desain harus mengikuti tujuan.
Artinya, susun tujuan terlebih dulu, baru menetapkan struktur, bukan
sebaliknya. Kedua, desain juga harus mengikuti bidang tugas dan/atau kebutuhan
ril organisasi. Hindarkan praktik menyusun struktur organisasi yang rumit untuk
bidang tugas yang sederhana. Terakhir, desain setidaknya harus mengandung 3
komponen pokok: kompleksitas (pembagian pekerjaan), sentralisasi (hierarki,
wewenang mengambil keputusan), serta integrasi (penyatuan pekerjaan dan
personel sebagai individu atau kelompok manusia).
Berikutnya d) merekrut dan mengisi posisi/jabatan organisasi. Prinsipnya, Anda
harus menegakkan “orang yang tepat pada posisi yang tepat.” Dalam kaitan ini
yang menjadi patokan adalah tetapkan dulu posisi (dalam strukturnya), baru
tetapkan orang yang mengisinya. Jangan sebaliknya. Ini adalah langkah awal
untuk menciptakan sistem, yakni peluruhan kepribadian individu ke dalam
kepribadian organisasi. Dalam sistem, organisasi tidak bergantung kepada
individu dengan personalitasnya. Siapa pun orang yang mengisi jabatan,
organisasi akan tetap berjalan karena yang dibutuhkan organisasi adalah
kualifikasi objektif.
Terakhir e) menentukan pimpinan organisasi. Pemimpin adalah reifikasi
(perwujudan) konkret dari organisasi. Tanpa pemimpin, organisasi akan tetap
abstrak, sosok yang tidak dapat dilihat atau diraba. Namun perbedaan mendasar
antara pemimpin organisasi dengan unit-unit sosial lainnya terletak pada dua
hal esensial: individu meluruhkan diri kepada organisasi, bukan sebaliknya; dan
adanya mekanisme suksesi yang objektif untuk mengganti pimpinan.
4. Penutup
Paparan di atas tentu saja adalah suatu
model teoritik atau tipe ideal. Dalam kenyataan empirik, kondisi ini tidak
sepenuhnya tepat. Ada daya tarik-menarik antara kenyataan dan ide. Di sinilah
terletak seni yang berada di tengah. Patokan untuk mengetahui apakah Anda
berada di tengah atau tidak adalah kembali ke kinerja organisasi yang
bersangkutan. Apapun model organisasi yang Anda kembangkan, model tersebut
tepat dan dapat dibenarkan sepanjang organisasi tersebut terbukti efektif
dan/atau efisien.
id/99
Tidak ada komentar:
Posting Komentar